Handlungsspielräume in Prozesslandschaften mit Wardley-Mapping identifizieren

Vor kurzem hat mich mein Kollege Dominik auf ein faszinierendes Mapping-Tool für strategische Entscheidungsfindung aufmerksam gemacht. Zunächst war ich skeptisch, aber nach ein paar Wochen und einem tiefen Einblick in die Methodik war ich fasziniert.

Das Tool heißt Wardley-Mapping. Es ist bekannt für seine Wirksamkeit bei strategischen Entscheidungen, insbesondere in der IT. In letzter Zeit hat es in der Community für Domain Driven Designs (DDD) an Popularität gewonnen, da es hilft zu entscheiden, ob Komponenten gebaut oder gekauft werden sollen.

Ich habe Wardley-Mapping in internen Strategieworkshops bei Miragon angewendet und festgestellt, dass es sich nahtlos auf Geschäftsprozessmanagement anwenden lässt. Es führt nicht nur zu guten strategischen Entscheidungen, sondern ermöglicht auch das Abbilden verschiedener Zukunftsszenarien für Prozesslandschaften.

In diesem Post werde ich dich Schritt für Schritt durch diese Technik führen und sie auf ein zunehmend komplexes Geschäftsprozessszenario anwenden. Wir beginnen mit einer vereinfachten Map zur Klassifizierung von Prozessen, dann widmen wir uns einem detaillierten, kundenorientierten Beispiel und schließen mit Beziehungen und Abhängigkeiten in den Maps ab. Anschließend zerlegen wir die aktuelle Map und erkunden mögliche zukünftige Zustände.

Dieser Blog-Post stellt dir ein praktisches Werkzeug vor, um proaktive Entscheidungen bezüglich der Prozesslandschaft in deinem Unternehmen zu treffen. So kannst du Investitionspotentiale identifizieren und Bereiche mit geringerem ROI erkennen, um dort effizienter zu werden.

Wardley-Mapping, entwickelt von Simon Wardley im Jahr 2005, zielt darauf ab, neue Gelegenheiten zu identifizieren, Verschwendungen zu eliminieren und Teams bei der Formung der Unternehmensstrategie zu unterstützen. Da die Geschäftsprozesslandschaft entscheidend für den Erfolg eines Unternehmens ist, kann sie zwischen disruptivem Erfolg und Insolvenz entscheiden.

Inspiriert davon, dass herkömmlicher Werkzeuge wie der SWOT-Analyse nicht ausreichend sind, erkannte Wardley, dass die Visualisierung strategischer Elemente auf einer Karte, basierend auf historischen und militärischen Kontexten, die Entscheidungsfindung verbessern könnte.

Die untenstehende Abbildung zeigt die Evolution auf der x-Achse (von Genesis bis Commodity) und den Kundennutzen auf der y-Achse. Das Evolution-Konzept ist hier entscheidend.

• Genesis umfasst Versuche im Unbekannten, wie z. B. die Integration von agentenbasierter KI in Kundenaufnahmeprozesse oder das Design neuer Geschäftsprozesse. Es kann auch infrastrukturelle Innovationen wie revolutionäre Prozessengines beinhalten, die einen Wettbewerbsvorteil verschaffen.
• Custom-Built repräsentiert selbst entwickelte Lösungen, die uns von der Konkurrenz abheben und einen substantiellen Kundennutzen bieten, aber nicht so neu wie Genesis sind. Ein Beispiel ist Know Your Customer (KYC), bei dem die meisten Banken ähnliche Lösungen entwickeln.
• Produkt bezieht sich auf Komponenten, die wir kaufen oder mieten, anstatt sie selbst zu erstellen. Ein Beispiel ist ein HR-System wie Personio. Die Neuentwicklung von HR-Prozessen mit Pro-Code fügt dem Kunden nicht notwendigerweise einen Mehrwert zu, daher ist eine fertige Lösung sinnvoller.
• Commodity umfasst Outsourcing oder effizienz-fokussierte Methoden wie Six Sigma. Da Geschäftsprozesse selbst meist zu wichtig sind, um gesamtheitlich ausgelagert zu werden, gilt dieser Bereich oft für infrastrukturelle Elemente wie das Betreiben von Prozessengines in einer Cloud-Umgebung.

Diese vereinfachte Wardley Map bietet einen klaren Überblick über die entscheidenden Aspekte deines Geschäfts. Sie hilft dir dabei, Wertschöpfung sichtbar zu machen und Bereiche zu identifizieren, in die du zukünftig investieren möchtest.

Wenn deine Karte keine Genesis-Elemente zeigt, verfolgst du möglicherweise keine disruptiven Möglichkeiten, was zu einem verpassten Wettbewerbsvorteil führen könnte. Du solltest auch deine Ausgaben in Bereichen geringen Werts hinterfragen. Beispielsweise solltest du dir überlegen, ob sich der hohe Aufwand für maßgeschneiderte Talent-Management-Lösungen lohnt. Fertige Lösungen könnten sinnvoller sein.

Schon zu diesem frühen Stadium kannst du Chancen erkennen und deine bestehenden Investitionen kritisch hinterfragen.

Von allgemeinen Prozesslandschaften bis hin zu einzelnen Abläufen – du kannst deine Wardley Map so detailliert gestalten, wie es für strategische Entscheidungen nötig ist. Nun drehen wir den Fokus, um einen einzelnen Prozess genauer zu betrachten und seine aktuelle Position sowie mögliche zukünftige Entwicklungen zu analysieren.

Hinzufügen von Beziehungen und Kundennutzen

Zoomen wir näher ran und fokussieren uns auf einen konkreten Geschäftsprozess, sagen wir mal „Customer Onboarding“. Dieser Prozess bringt uns einen deutlichen Mehrwert und ist für Kunden direkt sichtbar, daher eignet er sich hervorragend als nächstes Element für unsere Karte.

Auf dieser fortgeschrittenen Karte führen wir einen Anker ein – den Kunden. Wir kartieren die Bedürfnisse des Nutzers rund um den Onboarding-Prozess ein und listen die Komponenten auf, die erforderlich sind, um diese Bedürfnisse zu erfüllen. Diese Komponenten sind über eine Wertkette miteinander verbunden.

Vergiss nicht, dass diese Karte kein statisches Bild ist. Sie zeigt Entwicklungen mit der Zeit. Ein Element, das heute noch in der Genesis-Phase steht, könnte innerhalb eines Jahres oder zwei schon zur Custom-Built- oder sogar zur Produktphase wandern.

Hier siehst du eine Beispielauswertung der Karte für den Onboarding-Prozess im Banken- und Finanzsektor. Der Ankerpunkt ist das blaue Feld mit dem Label „Kunde“. Dieser Kunde hat beim Onboarding zwei zentrale Ziele:

1. Eröffnung eines neuen Bankkontos
2. Vervollständigung des Aufnahmeprozesses (nachdem das Konto erstellt wurde)

Da diese beiden Schritte eng miteinander verbunden sind, sind sie auf der Karte verknüpft.

Die Eröffnung eines Bankkontos erfordert in der Regel eine KYC-Prüfung. Viele Banken haben maßgeschneiderte KYC-Verfahren, insbesondere wenn fortschrittliche Betrugsfrüherkennung ein wichtiges Alleinstellungsmerkmal ist. Eine risikobasierte Bewertung mit KI ist noch hypothetisch und wird als Genesis-Stufe betrachtet.

Ein weiteres wichtiges Element ist die biometrische Identitätsprüfung. Während es fertige Lösungen wie ID Now gibt, haben wir uns für eine maßgeschneiderte Lösung entschieden, um den Onboarding-Prozess ohne Video-Call zu optimieren. Dieses System greift auch auf staatliche Identifikationsendpunkte zurück, die wir als Lizenzeinzelstücke erwerben. Wir müssen uns den regulären Rahmenbedingungen des Geschäftslandes unterordnen, was einem „Basisservice“ gleichzusetzen ist.

Im technischen Hintergrund sorgt eine Prozess-Engine dafür, dass alles zusammenwirkt. Sie läuft im Cloud-Umfeld, das nicht nur fürs Onboarding sorgt, sondern auch machine-learning-basierte Analysen ermöglicht. Viele dieser Tätigkeiten werden ausgelagert und können als Basisservice/Nutzungsrechte betrachtet werden. Diese Elemente bilden die Grundlagen der Wertkette für unser KYC-Senezio.

Kontoeinrichtung und Onboarding

Der Kontoeinrichtung und dem Onboarding-Prozess liegt ein KI-Assistent zugrunde, der zwar in letzter Zeit an Bekanntheit gewonnen hat, für viele aber noch Neuland ist. Neben moderner Betrugserkennung spielt hier ein nahtloses Kundenerlebnis eine ebenso große Rolle, daher liegt der Fokus auch hier auf KI-gestützten Funktionen. Wie bei den KYC-Prüfungen bauen wir hier auf derselben Cloud-Recheninfrastruktur und den gleichen maschinellen Lernverfahren auf, die unserem ganzen Prozess eine solide Grundlage bieten.

Vereinfachtes Beispiel, greifbare Einblicke

Dies ist ein vereinfachtes Beispiel, das zeigt, wie sich jede Komponente des Prozesses einfügt, sei es KI-basierte Risikobewertung, biometrische Verifikation oder regulatorische Konformität innerhalb der gesamten Wertkette. Indem du solche Abhängigkeiten und Entwicklungsstufen einzeichnest, wirst du klarer erkennen können, wo deine strategischen Alleinstellungsmerkmale liegen und in welchen Bereichen Fertiglösungen dir möglicherweise weitaus sinnvoller und kosteneffizienter erscheinen.

Zerlegen des Gegenwärtigen und Abbilden von Zukunftsszenarien

Wir haben ja schon eine detailliertere Karte unseres Customer Onboarding-Prozesses. Es gibt da noch ganz viel zu entdecken! Wir analysieren unsere aktuelle Karte, indem wir Climatic Patterns und Doctrines einsetzen — das hilft uns dabei neue Chancen zu erkennen und zukünftige Szenarien abzustecken.

Fangen wir an: Zuerst erkläre ich dir kurz, was Climatic Patterns und Doctrines bedeuten, bevor wir sie in unsere bisherige Karte einbauen.

Ein Climatic Pattern umfasst die äußeren Kräfte, die unsere Landschaft beeinflussen — beispielsweise Komponenten selbst oder finanzielle Faktoren wie Geschwindigkeit, Wettbewerbsdruck, Trägheit (Widerstand gegen Veränderung) und Vorhersagekraft (Antizipation von Marktdurchbrüchen oder Technologiewellen). Du kannst zwar nicht direkt Einfluss auf diese Kräfte nehmen, aber du beobachtest sie und passt deine Strategien danach an. Die Trägheit hilft dir dabei einzuschätzen, wo Widerstände deinen BPM-Initiativen den Tritt ausweisen könnten — und so Ressourcen effizienter einsetzen sowie Zeitpläne realistischer planen. Wenn du solche Muster in deine Wardley-Karte einbindest, gewinnst du Einblicke über mögliche künftige Entwicklungen — und so bessere Voraussetzungen für proaktive Entscheidungen.

Eine Doctrine hingegen bezeichnet ein Satz von universellen Best Practices und Leitprinzipien innerhalb der Wardley Mapping-Methode — Ideen wie Fokus auf Nutzerbedürfnisse, im Kleinen denken, Fluss optimieren sowie Wirkung stärker priorisieren als bloße Effizienz. Solche Grundsätze sorgen dafür, dass deine strategischen Schritte auch dann noch Sinn machen, wenn sich Die Landschaft um dich herum verändert sich. Wenn du also zukünftig deine Prozesse steuerst, kannst du dich auf solide Methoden verlassen — und so sicherer entscheiden wissen, dass dein Handeln stets im Einklang mit den relevantesten Werten steht.

Hinzufügen von Doctrines und Climatic-Patterns

Auf der Karte dominieren zwei Doctrines den Mittelpunkt. Erstens, im roten Kreis steht die Doctrine der reibungslosen Onboarding-Erlebnisse im Fokus — hier geht es darum, den Kundenservice beim Konto-Einrichten und der frühen Nutzung besonders zu begeistern. Zweitens, im blauen Bereich sorgt die Doctrine für außergewöhnliche Standards durch Fokus auf Top-Sicherheit, regulatorische Vorgaben einhalten und schnelle, schmerzfreie ID-Verifikationen. Diese beiden Doctrines sorgen für stabile Prozesse, die Betrug minimieren und dennoch ein nahtloses Nutzererlebnis liefern — so entsteht Vertrauen. Kunde glücklich, Prozess gesichert.

Wenn wir uns die Klimatischen Muster ansehen, fällt uns Trägheit auf – also Widerstände gegen Veränderungen –, insbesondere bei Komponenten wie dem KI-Assistenten. Der interne KI-Assistent von heute könnte morgen schon ein Standardprodukt sein, was uns zwingt, zu überlegen: Soll er bleiben oder outsourcen wir ihn, um Ressourcen für Genesis-orientierte Innovationen freizusetzen? Solche Entscheidungen könnten uns Rückschläge bereiten – Widerstände sind hier nicht ungewöhnlich. Ähnlich könnte es bei Risk Scoring zugehen, das von einer „neuen, inhouse-entwickelten Fähigkeit“ zur Standard-Lösung mutieren könnte. Die orangen „Where to?“-Pfeile regen uns an, in die Zukunft zu blicken und abzuwägen: Soll man weiterhin in kundenspezifische Lösungen investieren oder lieber auf etablierte Anbieter warten, sobald die reifen genug sind, um zu überzeugen?

Abbilden der Zukunft

Sobald du die Doctrines und Klimatischen Muster auf deiner Wardley-Karte platziert hast, kannst du dir mögliche Zukunftsszenarien für deinen Customer Onboarding-Prozess anschauen. Stell dir vor: Dein KI-Assistent steht kurz davor, zur Standard-Lösung zu werden – da kannst du Ressourcen in ein neues Genesis-orientiertes Projekt steuern, etwa einen hyperpersonalisierten AI-Concierge, der Kunden in Echtzeit durch Tipps leitet, oder eine nächste-Generation-Biometrie-Authentifizierung, die sich nahtlos an neue Regeln anpasst und gleichzeitig Sicherheit aufs nächste Level hebt.

Wenn du solche Innovationen auf deiner Karte einzeichnest, siehst du besser durch, wie diese über die Zeit vom Genesis-Geist zur Commodity wandern könnten. Ausrichtung deiner nächsten Züge an Doctrines wie „Exzellente Standards“ und Fokus auf Nutzerbedürfnisse — so stellst du sicher, dass deine Investitionen nicht nur Sicherheit und Compliance stärken, sondern auch ein unverwechselbares Nutzererlebnis schaffen. Und das, obwohl sich der Markt um dich herum weiterentwickelt. So bleibt dein Prozess spannend — und du denkst voraus.

Fazit

Wardley Mapping ist ein vielseitiges Instrument, das sich auf viele strategische Entscheidungsprozesse anwenden lässt — und da kenne ich’s aus eigener Erfahrung so: Es hat besonders in der Business Process Management-Landschaft seine Stärken. Es hilft dir dabei, Entscheidungen zwischen „selber machen“ oder „einkaufen“ klarer zu treffen und fokussiert auf die wirklich entscheidenden Themen. Gleichzeitig schafft es einen vorwärtsgerichteten Blick, der für Prozesse essenziell ist — schließlich entwickeln sich diese stetig weiter und müssen effizienter werden sowie Anpassung an veränderte Märkte oder Unternehmensstrategien schaffen.

Du kannst Wardley Mapping auch mit anderen Methoden kombinieren — etwa Team Topologies. Inzwischen gibt’s da so einige spannende Vorträge und Diskussionen rund um solche Schnittstellen. Im nächsten Post werde ich da nochmal Schau dir diese Kombination genauer an, um geschmeidige Automatisierungsteams aufzubauen, die Prozesse wie Onboarding nachhaltig verändern.

Für mehr zum Thema Wardley Mapping im Kontext von BPM — melde dich gerne!

Dieser Post ersetzt nicht das hervorragende Buch von Simon Wardley, das ich dir für ein umfassendes Verständnis wärmstens empfehle.

Viel Spaß beim Mappen!